Uma certidão negativa é um documento que diz, com data e hora, que a empresa não deve nada para determinado órgão. Parece burocracia. Até o dia em que a licitação exige, o banco pede, o comprador do imóvel condiciona ou o cliente grande coloca no contrato. Nesse dia, uma certidão vencida ou positiva para o negócio.
Este artigo lista as seis certidões que toda empresa precisa acompanhar, onde cada uma é emitida, quanto tempo vale e o que fazer quando sai positiva.
As seis certidões
| Certidão | Quem emite | Validade |
|---|---|---|
| Débitos federais e previdenciários (CND ou CPEN) | Receita Federal e PGFN | 180 dias |
| Regularidade do FGTS (CRF) | Caixa Econômica Federal | 30 dias |
| Débitos trabalhistas (CNDT) | Justiça do Trabalho | 180 dias |
| Débitos estaduais e ICMS | Secretaria da Fazenda do estado | Varia por estado; em SP, 180 dias |
| Débitos municipais e ISS | Prefeitura | Varia por município |
| Falência e recuperação judicial | Tribunal de Justiça, distribuidor | Em geral 30 a 90 dias, conforme quem exige |
A validade que importa não é só a do documento. É a que quem pede aceita. Um edital pode exigir certidão de falência emitida há no máximo 30 dias, mesmo que o tribunal a considere válida por mais tempo.
Negativa, positiva e positiva com efeito de negativa
- Negativa: não há débito. É a que todo mundo quer.
- Positiva: há débito exigível em aberto. Bloqueia licitação, financiamento e boa parte dos contratos.
- Positiva com efeito de negativa: há débito, mas ele está parcelado, garantido ou com a exigibilidade suspensa. Para quase todo fim prático vale como negativa.
Quando as certidões são exigidas
- Licitações: a Lei nº 14.133/2021 exige a regularidade fiscal, social e trabalhista na habilitação. Falta uma, a empresa está fora.
- Crédito: banco e cooperativa pedem as certidões federais e do FGTS antes de liberar financiamento e capital de giro.
- Contratos com grandes empresas: a maioria dos contratos de fornecimento exige as certidões na assinatura e na renovação.
- Alterações societárias e imóveis: venda de imóvel da empresa, redução de capital e algumas alterações no contrato social passam pela certidão federal.
- Incentivos e regimes especiais: qualquer benefício fiscal exige regularidade, e a perda dele é automática quando a certidão fica positiva.
Por que a certidão fica positiva sem ninguém perceber
Quase nunca é uma dívida grande. É uma guia paga com código errado, uma declaração entregue com valor diferente do recolhido, uma multa por atraso de obrigação acessória de R$ 200 que ninguém viu. A empresa só descobre quando pede a certidão, e nesse momento o prazo de quem exige já está correndo.
Isso acontece porque certidão é consequência. Ela reflete tudo o que foi entregue, calculado e pago nos meses anteriores. Não existe "arrumar a certidão". Existe arrumar o que ela está mostrando.
Como manter tudo em dia sem correria
- Calendário de emissão Cada certidão é emitida de novo antes de vencer, com folga. O FGTS, que vale 30 dias, entra todo mês.
- Conferência antes de emitir A situação fiscal na Receita e a situação no eSocial são checadas antes. Pendência encontrada aí é resolvida antes de virar certidão positiva.
- Pasta viva As seis certidões vigentes ficam num lugar só, acessível a quem precisa mandar para o banco ou para o edital. No nosso caso, no portal do cliente, aberto 24 horas.
- Aviso de vencimento Quando uma certidão entra nos últimos dias de validade, alguém é avisado. Não o cliente na hora da licitação: o escritório, antes.
Manter certidão em dia é uma das rotinas da nossa controladoria. A gente busca e renova antes de você precisar. Se a sua empresa já perdeu uma oportunidade por certidão vencida, esse é o sinal de que a rotina precisa mudar de mão.
